Onboarding : Réussir l’intégration d’un nouveau collaborateur

L’onboarding est déterminant pour réussir l’accueil et l’intégration de ses nouveaux collaborateurs. Mais quelle est la définition de ce terme ? Quelle traduction donner au mot onboarding ? Comment définir le bon process ? Business Cool répond à tes questions !

 

Avec un taux de chômage qui baisse, le pouvoir est entre les mains des collaborateurs désormais. Les diplômés de Grandes Écoles et universités ont pléthore d’offres d’emploi à disposition et réussir l’onboarding devient un enjeu crucial de fidélisation des talents.

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Traduction d’onboarding

Avant de s’intéresser à ce concept, il convient de donner une traduction du mot onboarding, un mot anglais qui définit une réalité que connaissent toutes les entreprises. L’expression onboarding se traduit littéralement par « intégration ».

Ce mot anglais est désormais devenu très concourant dans les entreprises, surtout les startups, où les anglicismes sont la norme, comme l’utilisation du terme CEO pour désigner un président ou un PDG. La traduction d’onboarding est donc le processus d’une société qui intègre ses nouveaux venus au sein de leur équipe et de l’organisation en général.

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Onboarding : Définition

Quelle définition donner au mot onboarding ? Comme évoqué plus haut, l’onboarding est vraiment le process d’intégration d’un collaborateur. C’est-à-dire les initiatives mises en place par un manager ou une entreprise afin de permettre aux nouveaux CDI, stagiaires, CDD ou alternant(e)s de s’intégrer pleinement dans cette nouvelle organisation.

La définition de l’onboarding est ainsi intrinsèquement liée à sa mission : aider les collaborateurs à tisser des liens avec les autres membres de son équipe à l’aide d’activités, de petits jeux, mais aussi des formations ou tutos assez courts afin de maîtriser tous les outils et process de l’entreprise.

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Onboarding : Pourquoi ce process d’intégration est-il important ?

Réussir l’onboarding est crucial pour les entreprises qui entendent fidéliser les talents. En effet, tout comme un exposé ou une lettre de motivation, l’onboarding est la première impression qu’une société donnera à son nouveau collaborateur. C’est l’une des étapes clés qui va le rassurer dans son choix et lui donner envie de s’investir pleinement au sein d’une entreprise.

Outre l’investissement du collaborateur, comme indiqué, l’onboarding va aussi lui permettre de maîtriser toutes les subtilités d’une entreprise. En effet, les process internes se basent beaucoup sur le formel, mais aussi l’informel. Grâce à cette étape clé d’intégration, le salarié tissera des liens avec les équipes et maîtrisera toutes les subtilités des process en place au sein de l’organisation.

Enfin, l’onboarding va également permettre de tester le collaborateur, sa motivation. De son côté, il pourra aussi aborder plus sereinement ses missions et les outils qui vont lui servir à les accomplir. En effet, lors de l’onboarding, la mise en place d’une petite période de formation courte peut être pertinente afin de lui donner la possibilité de prendre en main les divers logiciels qu’il utilisera tout au long de sa vie dans l’entreprise.

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L’onboarding idéal pour bien accueillir un nouveau collaborateur

Comment bien accueillir un nouveau collaborateur dans une entreprise ? Quels process d’onboarding mettre en place ? Heureusement que tu n’es pas seul face à ce problème et nous sommes là pour t’aider ! Tout d’abord, il faut garder en tête que l’onboarding n’est pas une fête. Si elle doit quand même contenir une part importante d’informel et permettre de tisser des liens, le nouveau collaborateur doit tout de même se souvenir de la raison de sa venue dans l’entreprise : remplir ses objectifs.

Ainsi, un onboarding réussi doit être un juste milieu entre informel et formel. Il faut que ce nouveau salarié ait une vision juste de l’ambiance qui règne dans la société. Il ne faut pas surjouer le bonheur, au risque de provoquer une désillusion telle que le nouveau venu décide de rédiger sa lettre de démission et de quitter son job.

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Onboarding : Les process d’intégration à mettre en place

Voici les différentes étapes à suivre pour réussir l’onboarding de son nouveau collaborateur :

Préparer l’arrivée du collaborateur

La première étape d’un onboarding réussi est d’anticiper l’arrivée d’un nouveau collaborateur. Rien de tel, pour refroidir un talent, que de ne pas préparer sa venue et son bureau. Ainsi, il faut travailler avec son équipe et son futur manager pour créer un mail d’entreprise, trouver du matériel informatique (ordinateur, souris, etc.) et définir un espace de travail.

Un onboarding réussi passe également par la préparation de tout un volet administratif. Lorsque le collaborateur arrive, il doit être en mesure de pouvoir lire et signer son contrat de travail, posséder un badge en état de fonctionner et lui donner les différents codes d’accès nécessaires pour entrer dans les bureaux et accéder à son ordinateur.

 

Réserver un accueil VIP

L’accueil du collaborateur doit être personnalisé et chaleureux, afin de ne pas lui donner l’impression qu’il est un salarié comme un autre au sein d’une grande institution, mais qu’il sera encadré et pris en main. La première demi-journée peut être réservée à des activités plus légères.

L’idéal est de commencer la journée avec un petit-déjeuner d’équipe. On peut alors mettre en place quelques petites activités sympas afin que tout le monde apprenne à se connaître et en sache plus sur l’histoire et la personnalité de l’autre. C’est également le moment de lui faire visiter les locaux pour qu’il appréhende au mieux ses nouveaux espaces. La traduction même de l’onboarding est l’intégration et il faut garder cette définition en tête afin de l’intégrer pleinement au sein de l’entreprise et de son département.

La deuxième partie de la journée peut être consacrée à des tâches plus administratives. C’est un moment plus intimiste où l’onboarding ne se déroule qu’entre le manager, les ressources humaines et le nouveau collaborateur. Lors de cette demi-journée, le nouveau salarié va prendre en main son ordinateur, lire et signer son contrat de travail, mais aussi échanger plus en détail sur ses missions. C’est également l’occasion de l’interroger sur ses compétences et ses limites afin de mettre en place des mini-formations ou tutos pour lui permettre de maîtriser les process et outils utilisés par l’entreprise.

 

Mettre en place un système de mentorat

Dans une grande entreprise, l’onboarding peut être le moment où le collaborateur se voit attribuer un mentor. Ce mentor l’aidera, tout au long des premières semaines, voire des premiers mois, à vraiment maîtriser les subtilités de l’entreprise : À qui dois-je m’adresser si j’ai un problème avec mon ordinateur ? Où se trouve le service RH ?

Le mentor est également celui qui va poursuivre l’intégration durant plusieurs mois. C’est lui qui va le présenter aux différents collaborateurs et managers de l’entreprise. Il va également se charger de l’inviter aux événements plus informels qui fédèrent les équipes. Le mentor va en réalité faire une sorte de travail de networking très important pour le nouveau collaborateur.

 

Engager l’onboarding sur le long terme

L’onboarding du collaborateur ne doit pas s’arrêter au premier jour. En effet, le mentor poursuit cette intégration sur le long terme, mais le manager ne doit pas oublier de faire des points réguliers avec le nouveau collaborateur. Cela a deux effets : renforcer le sentiment d’appartenance du nouveau qui n’a pas l’impression d’être considéré comme un salarié lambda, mais aussi pouvoir anticiper d’éventuels points de friction.

L’idéal pour le manager est de poursuivre l’onboarding en mettant en place des points réguliers. Il est intéressant de faire une petite réunion à la fin de la première semaine, du premier mois et du premier trimestre. Cela permet d’en savoir plus sur l’état d’esprit du nouveau collaborateur, mais aussi sur les outils ou process sur lesquels il rencontre quelques difficultés.

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Quid de l’onboarding digital ?

Avec la crise du coronavirus, l’onboarding digital est devenu le lot quotidien des entreprises et des startups qui ont recruté de nombreux collaborateurs. Encore aujourd’hui, certaines sociétés intègrent des salariés qui vont travailler en full remote. Il est très important de ne pas les délaisser et de leur proposer un onboarding sur mesure, comme pour les employés qui travaillent en présentiel.

Il faut également préparer l’onboarding digital quelques jours en amont de l’arrivée du nouveau collaborateur. Il faut penser à lui créer une adresse mail, lui envoyer un ordinateur par coursier, mais aussi préparer, pourquoi pas, un téléphone professionnel.

Ensuite, le jour J, il faut mettre en place un e-petit-déjeuner. Lors de l’onboarding digital, le manager peut envoyer, par coursier ou via un livreur, un petit-déjeuner à son nouveau collaborateur et demander à toute son équipe de se connecter sur Zoom ou sur un Google Meet. Un mentor peut également être déployé, toujours dans l’objectif de faciliter l’intégration du nouveau collaborateur.

 

Onboarding : le résumé des process à adopter pour l’intégration de son collaborateur

Tu l’as compris, il y a des règles très strictes à suivre lors d’un onboarding afin de s’assurer de réussir l’intégration de nouveaux collaborateurs. La première étape essentielle est de bien préparer l’arrivée de son nouvel employé, en amont, avec un programme défini de sa ou ses première(s) journée(s). Il faut être sûr qu’il n’y aura pas de temps mort qui pourrait penser le collaborateur à se demander ce qu’il fait là !

Il est important aussi de bien s’assurer de transmettre toutes les informations essentielles à l’entreprise lors de l’onboarding. En effet, l’informel a du bon, mais il est beaucoup plus confortable, pour s’intégrer dans une société, d’avoir en tête, voire en PPT ou PDF, tous les éléments de process d’une entreprise, une liste des outils et de la manière dont on les utilises, etc. Au-delà de l’intégration, l’onboarding doit permettre à un employé d’être rapidement opérationnel.

L’onboarding va également permettre au nouveau collaborateur d’identifier tous les rituels d’une entreprise (que ce soit dans le cadre du travail ou les à-côtés comme les pauses déjeuners), mais aussi ses interlocuteurs. Il doit échanger en priorité avec eux pour savoir qui ils sont et comment ils pourront l’aider à mener à bien son travail.

Enfin, tu peux ajouter une part de digital à ton onboarding, mais il faut veiller à avoir une vraie valeur ajoutée sur ce sujet-là. Si un mentor est déployé, le digital peut permettre au salarié d’avoir un suivi rapide et efficace. En revanche, il ne faut pas réaliser un onboarding 100% digital qui peut nuire à l’intégration dans une entreprise.

 

Quel programme d’onboarding pour le premier jour du salarié ?

Fidéliser les talents est devenu un enjeu stratégique pour les entreprises. Le processus d’intégration doit donc être pensé pour lui donner une bonne image de la société, mais aussi faciliter les premiers jours du collaborateur au sein de l’entreprise. Un processus d’onboarding réussi, c’est un gain de temps pour le nouveau salarié et donc un gain de temps pour l’entreprise. La période d’onboarding doit donc être bien pensée pour couvrir toutes les questions que peut avoir une nouvelle recrue.

Voici 9 étapes clés pour un onboarding réussi :

• Accueil : l’intégration du salarié doit toujours débuter par un moment informel autour de quelques viennoiseries. C’est une entrée en matière plutôt douce qui permet de ne pas être dans le rush de la journée. Cet instant décontracté doit bien sûr être partagé par les autres membres de l’équipe. Cela donne la possibilité de rencontrer, toujours de façon informelle, ses futurs collègues.
• Présentation l’entreprise : une fois l’accueil terminé, l’onboarding peut démarrer par une présentation de l’institution. Il est important de débuter l’intégration d’un nouveau salarié par une explication de la société, de son histoire, de ses valeurs, de sa culture, de son organisation, de ses domaines d’activité et même de ses concurrents. Tu peux également en profiter pour parler des grands temps forts qui rythment la vie de l’entreprise : réunions hebdomadaires ou mensuelles, etc.
• Poste et les attentes : même si le poste et les missions ont déjà été au coeur de l’entretien lorsque le salarié n’était que simple candidat, il est important de revenir sur tout ce qui entoure sa fonction. Il faut donc lui expliquer clairement ce qu’on attend de lui, ses objectifs, lui en dire plus sur les personnes avec qui il va être amené à travailler et lui donner quelques exemples de réalisations concrètes que tu attends de lui. Cet étape du processus doit faciliter les premiers mois dans l’entreprise du collaborateur qui vient d’arriver.
• Documents administratifs : le programme d’intégration doit prévoir un temps d’échange pour préparer les espaces du collaborateur sur les différents outils RH de l’entreprise. C’est un peu l’onboarding RH, le moment où il va éventuellement donner son numéro de sécurité sociale, se connecter sur le logiciel de paie, etc.
• Process : il est crucial de revenir sur les process qui vont permettre au salarié de travailler efficacement. Le processus d’intégration doit permettre de décrire le fonctionnement de l’entreprise, ses interlocuteurs, les outils propres à l’entreprise utilisés au quotidien pour exercer ses fonctions. Il en profite également pour créer un compte sur les messageries professionnelles de type Slack.
• Formation : s’il le faut, le programme d’intégration peut prévoir une session de formation. Cela permet de sensibiliser davantage le salarié aux outils utilisés par l’entreprise. Il ne faut pas hésiter à donner des exercices pour le pousser à maîtriser au mieux ces logiciels.
• Présentation aux équipes : si l’accueil a pour but de rencontrer les collègues de manière informelle, une présentation du nouveau collaborateur plus formelle est importante. Il pourra évoquer ce qu’il va faire dans l’entreprise, ses missions et avec qui il travaillera.
• Suivi : Le processus d’onboarding ne s’arrête pas à la première journée du collaborateur. Il est important d’assurer un suivi rigoureux dans les semaines et mois qui suivent ses débuts dans la société. Le parcours d’onboarding doit être pensé sur le long terme. Il peut être important de faire le point avec le salarié pour recadrer certaines choses qui ne vont pas, lui proposer des formations supplémentaires ou en savoir plus sur son intégration dans l’entreprise.
• Mentorat : pour faciliter au mieux son intégration, il est possible de mettre en place un dispositif de mentorat. Le mentor peut répondre aux question du nouveau salarié et lui permettre de rencontrer ses interlocuteurs ou faciliter ses échanges avec les personnes qu’il ne connaît pas encore dans l’entreprise.

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