La rédaction d’un mail professionnel n’est pas tâche aisée. Pourtant, tu vas passer beaucoup de temps sur ta boîte mail une fois arrivé dans le monde du travail. Structure, codes, introduction, formules de politesse, exemples… Business Cool te dit tout ce qu’il faut savoir sur l’e-mail professionnel et les erreurs à ne pas commettre !
Mail, e-mail, email… Peu importe comment on l’écrit, ce courrier électronique a pris de plus en plus de place dans nos vies. Certains vont rédiger un email professionnel pour obtenir de nouveaux clients, d’autres vont utiliser cet outil comme relance pour des candidatures. Quel que soit l’utilité, nous sommes tous amenés à se doter d’une boîte mail et d’une adresse mail professionnelle. Alors quels sont les codes à respecter ? Comment rédiger un bon mail professionnel ? Quelle formule de politesse choisir à la fin de ses courriers électroniques ? Business Cool t’aide à y voir plus clair !
Les étapes préliminaires à la rédaction d’un mail professionnel
Quelques basiques sont à connaître avant de rédiger un e-mail professionnel. En effet, il faut tout d’abord avoir une adresse mail qui respecte les codes de l’entreprise. Si tu écris un mail de relance pour des entretiens, il faut veiller à ne pas écrire depuis ton adresse samlebgdu78@hotmail.fr. Comme pour chaque interaction professionnelle, il y a un ensemble de codes à respecter avec ces messages électroniques afin de s’assurer d’avoir une réponse de ton destinataire.
Les codes du mail
Un mail professionnel est rédigé dans un contexte… professionnel ! Tu l’as deviné. Le premier code est donc d’avoir une adresse mail appropriée. Cela peut passer par celle que tu utilises au quotidien dans ton travail. Cependant, si tu n’es pas encore en entreprise, le mieux est de créer une nouvelle adresse e-mail sur un service comme Gmail. En règle général, il est recommandé d’utiliser une adresse e-mail basique avec nom.prénom ou prénom.nom.
Ensuite, il est important de respecter certains autres usages. Dans le première paragraphe, n’hésite pas à recontextualiser la raison de ce message. En effet, s’il s’agit d’un échange professionnel, ton interlocuteur a peut-être besoin d’un rappel des éléments abordés précédemment dans votre conversation. Dans le cadre d’un entretien, le recruteur a besoin de savoir qui lui parle et tu peux indiquer à quelle occasion tu as rencontré ton interlocuteur.
Globalement, les mails professionnels sont très codifiés. Tu dois préciser un objet de mail, ne pas oublier de mentionner les bons destinataires, respecter les formules de politesse. Ton message doit également être clair et concis, tout comme ta signature de mail. Mais ce sont des éléments sur lesquels nous reviendrons plus tard dans cet article.
La signature du mail
La signature de mail est un élément déterminant. Pourquoi ? Parce qu’il permet d’identifier qui parle, quelle est la fonction de la personne, quelles sont ses coordonnées. Il est évident que, dans le cadre professionnel, cette signature est indispensable pour pouvoir être recontacté derrière.
Dans ta signature de mail, il est indispensable de retrouver au moins ton nom et ta fonction. Ce sont des éléments auxquels il ne faut pas déroger, tout comme le nom de ton entreprise. Cela permet de situer qui est l’expéditeur du message. Il est recommandé, mais pas obligatoire, d’avoir une petite photo de toi. Tu dois bien sûr rappeler tes coordonnées : téléphone et adresse email.
Dans une signature de mail, tu dois également mentionner ton site web, c’est un formidable moyen, pour ton interlocuteur, de se renseigner sur ton activité, mais aussi de gagner des clients potentiels. Tu peux également mentionner des informations légales ou des avertissements à tes utilisateurs dans ta signature de mail. En règle générale, ce texte est écrit dans une police plus petite que le reste de ta signature.
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Bien rédiger un mail professionnel : l’objet de mail
L’objet de mail est déterminant dans le monde professionnel. En effet, tout comme toi, tes interlocuteurs ont des journées bien chargées et un objet de mail bien travaillé peut garantir l’ouverture de ce message par ton destinataire. Avec un mauvais libellé, il se peut que ton e-mail soit ignoré, voire jeté à la corbeille.
Rédiger un bon objet de mail t’assure d’avoir une réponse rapide de la part de ton interlocuteur. En outre, cela permet d’améliorer ta crédibilité auprès de ton interlocuteur, qu’il soit interne à l’entreprise ou externe. Enfin, la rédaction d’un objet de mail clair évite tout malentendu avec ton destinataire.
Comment rédiger un objet de mail efficace ? Le premier élément est la concision et la clarté du message. En quelques mots, tu dois faire comprendre à ton interlocuteur de quoi tu vas parler dans ton mail professionnel. Le libellé de ton e-mail doit également comprendre des mots-clés pour assurer de transmettre la bonne information qui donnera envie d’ouvrir ce message.
Il ne faut pas hésiter à personnaliser ton objet de mail, cela va également permettre d’attirer l’attention de la personne qui va le recevoir. Tu dois aussi t’assurer d’utiliser un langage professionnel et d’éviter les mots inutiles : « urgent » ou « important » sont des termes à bannir. S’ils peuvent attirer l’attention, l’exagération peut diminuer l’impact de ton email !
La structure d’un e-mail en entreprise
La structure d’un email professionnel est un peu comme un article. Il faut opter pour la pyramide inversée. Il est important de garder en tête que ton interlocuteur n’a que peu de temps à passer sur ses mails. Il faut donc essayer d’apporter l’information importante assez rapidement. La structure d’un mail professionnel doit être claire et efficace afin de t’assurer que tu transmets le bon message.
Quand tu vas rédiger un mail professionnel, voici la bonne structure à adopter :
- L’objet du mail, qui doit être clair et concis, tout en mettant en avant les idées clés du mail.
- Les salutations. Tu dois impérativement débuter ton mail par un « Bonjour » ou un « Cher » en rajoutant le nom de la personne. Tu peux également utiliser « Madame » ou « Monsieur » si jamais tu n’es vraiment pas familier(e) avec tes interlocuteurs.
- L’introduction. Celle-ci doit être courte et recontextualiser le mail. Dans le cadre d’un recrutement, c’est le moment où tu inclus une brève présentation de ta personne et où tu indiques à quelle occasion tu as rencontré le recruteur.
- Le corps du mail qui doit être organisé en paragraphes courts, clairs, tout en évitant les phrases bien trop longues. L’information principale doit être située dans le premier paragraphe et les autres informations complémentaires peuvent être glissées dans les autres parties de ton email.
- La conclusion, dans laquelle tu indiques ce que tu attends de ton interlocuteur. Tu peux lui demander quand il est disponible pour un échange, par exemple.
- Les remerciements et la formule de politesse, des indispensables dans le cadre d’un e-mail professionnel.
- La signature de mail, qui, comme tu l’as compris, doit être travaillée de manière à te permettre d’être identifiable et identifié par ton interlocuteur.
Quand tu vas envoyer un mail professionnel, il est important de s’assurer de ne pas faire de faute d’orthographe ou de syntaxe et de bien te relire. Si tu utilises l’adresse e-mail de ton entreprise, il est clé de rester pro car tu représentes ta société.
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Le corps du mail professionnel
Comme évoqué plus haut, le corps du mail professionnel doit être organisé en pyramide, avec l’information importante située en début de mail. Il est également crucial, pour que ton message soit bien compris par ton interlocuteur, de faire des phrases courtes et précises. Contrairement à une conversation orale, il est difficile d’identifier le ton ou de pouvoir préciser certains points lorsque ton destinataire reçoit son message.
La longueur du corps du mail est un élément sur lequel tu dois accorder ton attention. Il faut éviter de rédiger un email professionnel qui contient trop d’information. Ton interlocuteur est susceptible de mettre de côté certaines informations importantes, voire de ne pas lire du tout ton message. Il ne faut pas hésiter à bien structurer en paragraphes courts, tout en utilisant des puces. En effet, ce système permet de mettre en avant les idées et mots-clés importants que ton interlocuteur doit avoir en tête. Toutefois, cela peut ne pas passer dans le monde professionnel, notamment dans le cadre d’un recrutement par exemple.
Si tu mentionnes des documents ou des sites internet, il ne faut pas oublier de les ajouter en pièce jointe. Les liens permettent également à ton destinataire d’avoir de plus amples informations sur toi ou le sujet qui est au cœur du message que tu vas envoyer. Enfin, il est important de bien se relire, car ta crédibilité ou celle de ton entreprise sont au cœur de ces emails professionnels. Il faut veiller à être poli(e) et ne pas hésiter à utiliser des formules de politesse à la fin de ton message.
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Les formules de politesse d’un mail professionnel
Dans le cadre d’un mail professionnel, les formules de politesse sont indispensables. Elles reflètent le professionnalisme de celui qui va envoyer ce message, mais aussi montrent le respect. Elles facilitent la communication et permettent d’éviter tout malentendu. En effet, dans les e-mails, il est complexe de bien saisir le ton de son interlocuteur. Bien sûr, la formule de politesse utilisée doit être en lien avec le destinataire. Il faut éviter le tutoiement pour des correspondants que tu ne connais pas forcément.
Voici quelques exemples de formules de politesse que tu peux utiliser ou retrouver dans des mails professionnels :
- Cordialement. C’est la formule la plus utilisée et la plus simple. Elle s’adapte à tous les cas, quel que soit ton niveau de relation avec ton interlocuteur. Toutefois, si jamais tu connais bien ton destinataire, cette formule de politesse peut paraître un peu froide.
- Bien à vous ou Bien à toi, si tu connais bien ton interlocuteur. Là encore, c’est une formule très utilisée, mais qui fait moins formel que « cordialement ».
- Respectueusement. Cette formule de politesse est plus formelle que « cordialement ». Elle est assez rarement utilisée dans les mails professionnels de nos jours.
- Sincèrement. Cette formule de politesse peut être utilisée dans les correspondances professionnelles formelles ou informelles.
- Meilleures salutations. Cette formule de politesse est plus utilisée entre collègues, en interne, lorsque tu souhaites respecter une certaine hiérarchie, tout en n’utilisant pas de formule trop formelle.
- Veuillez agréer, Madame/Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées. Cette formule très formelle est plus souvent utilisée dans des correspondances officielles avec des personnes de haut rang. Elle peut également être utilisée lorsque tu contactes un recruteur.
- Dans l’attente de votre réponse. Cette formule de politesse est généralement utilisée pour indiquer à ton destinataire que tu attends une réponse de sa part. Tu peux compléter en expliquant que tu restes disponible pour toute question complémentaire.
- Je vous remercie pour votre attention. Cette formule de politesse est généralement utilisée lorsque tu as envoyé un message qui comprend une information importante qui doit absolument être lue par ton interlocuteur.
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Les erreurs à ne pas commettre
Avant d’envoyer ton e-mail, il est important de vérifier que tu n’as pas commis certaines erreurs qui arrivent fréquemment dans le monde professionnel. La première est bien évidemment l’absence d’objet. Si tu omets cette étape cruciale, tu peux être sûr(e) que ton interlocuteur se détournera du mail immédiatement. N’oublie pas de bien joindre les documents que tu souhaites transmettre. Il est aussi important de vérifier si tu as indiqué le bon destinataire.
Concernant la rédaction du mail, il faut bien sûr éviter les fautes d’orthographe et de grammaire. En outre, si le ton que tu utilises n’est pas toujours transparent dans un email professionnel, il faut veiller à ne pas utiliser de mots en majuscule ou une ponctuation avec trop de points d’exclamation. Cela peut donner un sentiment que tu es énervé(e) ou agressif(ve).
Enfin, il faut s’assurer d’être clair dans son message, de ne pas être trop familier. Il est important d’éviter tout langage familier et ne pas harceler ton interlocuteur avec des mails trop fréquents. N’oublie pas la formule de politesse à la fin de ton mail professionnel, tout en optant pour le vouvoiement si tu ne connais pas ton destinataire !
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Exemples de mail professionnel
Mail professionnel de remerciement après un entretien
Objet : Remerciements pour l’entretien chez [NOM DE L’ENTREPRISE]
Madame Martin,
Je vous remercie grandement pour l’opportunité offerte de discuter avec vous de la possibilité de rejoindre votre équipe de marketing. L’entretien que nous avons eu a été très instructif et j’ai apprécié d’en apprendre davantage sur le poste et sur votre entreprise, ainsi que sur les missions qui attendent votre future recrue.
Je suis très intéressé par le poste que vous avez présenté et je suis convaincu que mes compétences et mon expérience en marketing digital peuvent être bénéfiques pour votre entreprise. J’ai été particulièrement enthousiasmé par votre stratégie sur le sujet et je suis convaincu que je peux apporter toute mon expérience et mon savoir-faire à [NOM DE L’ENTREPRISE].
Je tiens à vous remercier pour le temps que vous m’avez consacré lors de notre entretien et pour la considération apportée à ma candidature. Je suis impatient de recevoir des nouvelles de votre part concernant la suite du processus de recrutement.
N’hésitez pas à me contacter si vous avez besoin de plus d’informations ou si vous avez des questions supplémentaires. Je reste à votre disposition pour toute autre information dont vous auriez besoin.
Je vous remercie encore une fois pour votre temps et pour cette opportunité.
Cordialement,
Michael Richard.
Lire aussi : Le générateur de mail de remerciement après un entretien
Mail professionnel de relance pour l’achat d’espace publicitaire
Objet : Relance suite à notre précédent échange
Monsieur Richard,
J’espère que vous vous portez bien. Je souhaitais vous contacter pour faire suite à notre précédent échange concernant l’achat d’un espace publicitaire sur [NOM DU SITE + LIEN].
Je me permets de vous relancer car j’ai noté votre intérêt pour l’achat de cet espace publicitaire, mais je n’ai pas eu de retour de votre part depuis notre dernière communication. Je tenais à savoir si vous aviez besoin d’informations complémentaires ou si vous aviez pris une décision quant à l’achat de l’espace publicitaire.
Je tiens à souligner que cet espace publicitaire peut offrir une visibilité significative à votre entreprise, en atteignant un large public cible sur mon site internet. Je suis persuadé que cette opportunité est intéressante pour votre entreprise.
Dans l’attente de votre réponse, je reste à votre disposition pour répondre à toutes vos questions et discuter de toutes les options disponibles pour votre entreprise.
Je vous remercie par avance pour votre réponse et votre considération.
Cordialement,
Évelyne Marin.
