Formule de politesse mail professionnel
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Mail professionnel : les meilleures formules de politesse

Les formules de politesse sont un passage obligé de tout bon mail professionnel. Il est important, dans cette lettre électronique, d’utiliser des codes très précis tant pour la salutation que pour la conclusion. Business Cool t’aide à y voir plus clair pour rédiger le mail parfait qui saura faire la différence !

 

Que ce soit avant d’entrer en entreprise, pour les processus de recrutement, pour relancer un client ou pour échanger avec un collègue sur un dossier, le mail professionnel est au coeur de la communication des organisations. Il répond à des codes bien spécifiques et doit toujours débuter par des salutations et terminer par une formule de politesse, un peu comme la lettre de motivation finalement.

Lire aussi : Les formules de politesse pour une lettre de motivation

 

Bien rédiger un mail professionnel

Un email professionnel doit être structuré en pyramide inversée. L’information la plus importante doit se trouver au début de ton message afin que ton destinataire ne perde pas de temps à parcourir ton e-mail, une fois qu’il l’aura reçu. Mais avant cela, il ne faut pas oublier de glisser un objet de mail qui reprend les sujets que tu vas aborder dans ta missive électronique ! Il doit être clair, concis et comprendre les mots-clés des thématiques abordées.

Ensuite, ton mail doit être assez court, ne pas être rédigé avec des fautes d’orthographe ou dans du langage familier, et vraiment aller droit au but. Tout comme toi, ton interlocuteur n’a pas beaucoup de temps pour lire ce courrier électronique et il est important d’aborder rapidement les éléments clés du message.

Enfin, tu dois rédiger une conclusion, qui est en général un appel à l’action (réponse, prise de rendez-vous, etc.) avant d’insérer une formule de politesse qui est déterminante dans le mail professionnel. Certaines expressions consacrées ne doivent pas être oubliées sous peine de donner l’impression qu’on manque de professionnalisme.

Ton mail professionnel doit toujours être conclu par une signature très claire qui comprend a minima : ton nom, ton prénom, ton poste dans l’entreprise, le nom de ta société et tes coordonnées (mail et numéro de téléphone). Tu peux également glisser des liens ou toute autre information importante liée à la protection des données par exemple.

Lire aussi : Comment écrire un mail professionnel ? Conseils et exemples

 

Les formules de salutation en début de mail

Les formules de politesse se trouvent aussi bien en début d’e-mail qu’à la fin de cette lettre électronique. En effet, c’est une entrée en matière qu’il ne faut pas négliger pour donner une bonne première impression à ton destinataire. Lors que tu vas écrire ton email, tu vas également représenter ton entreprise et il est important de conserver un ton formel, surtout si tu ne connais pas ton interlocuteur. Il faut mieux éviter les « Salut » ou « Hello« .

Dans l’éventualité ou tu ne sais pas qui sont tes destinataires, tout comme la lettre de motivation, tu peux débuter ton mail professionnel par un « Madame, Monsieur ». Tu peux également opter pour un « Chère Madame » ou un « Cher Monsieur« . Ces formules de salutation, très formelles, démontrent une marque de politesse, mais sont à proscrire si tu as déjà communiqué avec ton destinataire. En effet, elles peuvent paraître un peu trop froides.

La formule la plus courante à utiliser en début d’email reste le « Bonjour Madame X » ou « Bonjour Monsieur Y« . Cette formule consacrée peut être remplacée par un simple « Bonjour« . Il faut mieux éviter d’utiliser le prénom de la personne si tu ne lui as jamais parlé, surtout dans le cadre d’un recrutement. Là encore, les codes restent les mêmes que la lettre de motivation.

Lire aussi : Comment rédiger le mail de remerciement parfait après un entretien ?

 

Comment conclure un mail professionnel ?

Avant d’utiliser une formule de politesse, il est important de bien conclure ton mail par une formule d’appel à l’action. Il y a deux raisons pour lesquelles tu envoies cette lettre électronique : la première, c’est pour faire connaître une information importante. La seconde, c’est pour obtenir une information de la part de ton interlocuteur. Dans le premiers cas, l’une des formules les plus utilisées est « Je vous remercie pour le temps accordé à mon message« . Cette simple phrase permet de comprendre à ton destinataire que les éléments de ton email sont très importants et doivent être lus avec attention.

La plupart du temps, un mail professionnel est utilisé dans le cadre d’un échange et tu attends une réponse de ton interlocuteur. Tu peux tout d’abord lui faire comprendre que tu restes disponible pour lui répondre à ses éventuelles questions via cette formule de politesse : « Dans l’attente de votre réponse, je reste disponible pour toute précision » ou bien « Dans l’attente de votre réponse, je reste disponible pour répondre à vos questions« .

Enfin, si tu attends une réponse de la part de ton interlocuteur, tu peux conclure en lui proposant une date de rendez-vous avec la formule consacrée : « Quand seriez-vous disponible pour un entretien/un échange ? » Si tu souhaites vendre une prestation ou un produit, tu peux utiliser : « Seriez-vous intéressé(e) par notre solution ? » Il est important de veiller à conserver un ton formel et à ne pas être trop directif dans ta formulation.

 

Les meilleures formules de politesse pour un email professionnel

Tout comme la lettre de motivation, le mail professionnel doit se terminer par une formule de politesse. Cependant, dans ce contexte, le degré de relation que tu as avec la personne va déterminer la formule que tu peux utiliser. Tu peux opter pour le très formel : « Je vous prie d’agréer Madame, Monsieur, mes salutations distinguées » ou « Je vous prie de recevoir, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées« . Tu peux également préférer le « Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées » ou bien « Sincères salutations« . Cependant, d’autres formules de politesse permettent de se montrer respectueux, sans forcément paraître froid.

 

Les formules de politesse pour mail les plus courantes

Voici quelques formules de politesse les plus utilisées dans les mails professionnels :

  • Cordialement,
  • Bien cordialement,
  • Bien à vous,
  • Bien à toi,
  • Meilleures salutations,
  • Sincères salutations,
  • Respectueusement,

En règle générale, « Cordialement » est plus souvent utilisé car il reste neutre et poli, sans trop en faire. En effet, certains n’hésitent pas à opter pour « Respectueuse et sincère salutation« , « Respectueuse salutation » ou « Je vous adresse l’expression de ma considération« . Pour autant, la fin de ta lettre électronique ne doit pas être trop formelle et il est important de choisir la formule de politesse appropriée en fonction de ton interlocuteur, et de ta relation avec lui.

 

Quelle formule pour terminer un mail administratif ?

Un mail administratif, c’est-à-dire un mail destiné à un service administratif, a tout des codes du mail professionnel. Il ne faut pas penser que, parce qu’il s’agit d’un courriel adressé à une institution publique, il faut être bien plus formel. Il est important de rester cordial, de donner un sentiment de respect, mais il est inutile d’opter pour des formulations trop lourdes. Un simple « Cordialement« , peut cependant paraître froid dans ce contexte. Ainsi, tout comme la lettre de motivation, tu peux décider de préférer les formules suivantes « Respectueusement« , « Bien à vous » ou « Salutations distinguées« .

 

Quelle formule de politesse froide ?

Cette question revient souvent. Si tu n’aimes pas ton collègue ou que tu veux paraître froid dans un e-mail professionnel, certaines formules de politesse peuvent donner cette impression. Ici, un « Cordialement » peut faire l’affaire, surtout si tu as une certaine proximité avec ton destinataire. Cependant, si tu veux donner une impression de froideur, il faut mettre une certaine distance avec le destinataire. Ainsi, tu peux préférer une marque de politesse très convenue et formelle, à l’image de « Je vous prie de recevoir, Madame, Monsieur, l’assurance de mon plus profond respect« .

 

Quelle formule pour remplacer cordialement ?

Comme évoqué précédemment, « Cordialement » peut paraître froid dans un mail. Dans ces cas-là, il est important de remplacer par des formules de politesse qui sont moins formelles. Tu peux opter pour un « Bien à toi« , ou « Bien à vous« . Si tu connais bien ton interlocuteur et que tu vas le revoir bientôt, tu peux toujours opter pour un « À très vite » ou « À demain« . Ces formules de politesse, bien moins formelles, peuvent facilement remplacer un « Cordialement » à la fin d’un mail.

Lire aussi : Le générateur de mail de remerciement après un entretien

 

Formule de politesse dans un mail professionnel : exemples

Exemple n°1 : échange entre collègues

Objet : Demande d’informations sur le document comptable X2560

Bonjour Michel,

J’espère que tu vas bien.

Je me permets de te contacter, car j’aurais besoin de ton aide sur un document comptable X2560. En effet, j’ai remarqué une erreur dans les chiffres et j’aimerais en discuter avec toi afin d’avoir une meilleure compréhension de la situation. Pourrais-tu m’indiquer la méthode de calcul utilisée sur le document ? Je souhaiterais également comprendre le traitement des données avant leur entrée dans le tableau.

Je reste à ta disposition pour toute précision complémentaire et suis disponible pour en discuter par téléphone si besoin.

Je te remercie par avance pour ton aide,

Bien à toi,

Michael.

 

Exemple n°2 : démarchage d’un client

Objet : Solution de marketing digital pour campagnes de mailing personnalisées

Chère Madame Fouquet,

Je me permets de vous contacter car j’ai pris connaissance des besoins en termes de communication de votre société Aderma et je souhaiterais vous présenter notre offre de campagnes de mailing personnalisées.

Notre solution de marketing digital vous permet de personnaliser vos emails pour mieux cibler vos prospects et clients, améliorer votre taux d’ouverture et de clics, ainsi que suivre et analyser les résultats de vos campagnes. Nous serions ravis de vous en dire plus sur notre offre et de vous proposer un rendez-vous afin d’échanger sur vos besoins et vous présenter nos solutions en détail. Seriez-vous intéressé(e) par un rapide rendez-vous téléphonique ?

Je vous remercie par avance pour votre retour,

Bien cordialement,

Michel Roqua.

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