Les signatures de mail sont un passage obligé de tout bon mail professionnel. Cependant, il est important de connaître les codes de ces dernières afin d’optimiser le potentiel de vos signatures. Business Cool t’aide à y voir plus clair dans la création de ta signature de mail professionnel afin qu’elle fasse toute la différence !
Que ce soit avant d’entrer en entreprise, pour le processus de recrutement, pour relancer un client ou encore pour échanger entre collègues, la signature de mail professionnel est un outil très important. Elle répond à des codes spécifiques qu’on te laisse découvrir ci-dessous.
Bien rédiger un mail professionnel : nos conseils
Rédiger un bon email professionnel est tout un art. Il faut en effet apprendre à bien structurer l’information, en n’hésitant pas à glisser les éléments ls plus importants en début de message. Il est également important de débuter par un objet de mail clair qui doit contenir des mots-clés pertinents. Inutile de rappeler qu’il te faut éviter les fautes d’orthographe et le langage familier en gardant le message court et précis. Enfin, il est important de conclure son mail avec un appel à l’action, si tu attends une réponse de ton destinataire, une formule de politesse et une signature qui convient ton nom, poste, société ainsi que tes coordonnées. On y revient d’ailleurs un peu plus tard dans cet article !
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Les formules de salutations et de politesse
Les formules de politesse et de salutation sont importantes pour donner une bonne première impression, que ce soit en début ou en fin d’email. En effet, en envoyant un mail professionnel, tu représentes ton entreprise et tu te dois de donner la meilleure image de toi-même et de ta société.
Quel que soit ton degré de relation avec la personne, dans le doute, il est d’usage de conserver un ton formel pour représenter au mieux son entreprise, en évitant des expressions telles que « Salut », « Hello » ou encore « Hey ». Si tu ne connais pas ton destinataire, utilise une formule de salutation encore plus formelle telle que « Madame, Monsieur ». Si tu connais ton interlocuteur, nous te recommandons de ne pas être trop sérieux. Un simple « Bonjour » peut faire l’affaire ! Nous te conseillons d’utiliser plutôt la formule courante « Bonjour Madame/Monsieur ». Attention à éviter d’utiliser le prénom d’une personne si tu ne lui as jamais parlé, en particulier dans un contexte de recrutement.
Concernant les formules de politesse, « cordialement », « bien à vous » ou « bien à toi » sont généralement les plus utilisées. Si tu veux rajouter un peu de distance avec ton destinataire, tu peux opter pour un « bien cordialement », qui apparaît légèrement plus froid. Attention à ne pas tutoyer ton interlocuteur, en fin de mail professionnel, si tu ne l’as jamais rencontré et si tu n’as jamais eu la permission de le tutoyer.
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Conclure un mail professionnel
Avant de conclure ton mail par une signature, assure-toi de terminer ton mail professionnel par une formule d’appel à l’action, surtout si tu as besoin d’une réponse de ton interlocuteur. Si tu veux lui faire comprendre qu’une information importante s’est glissée dans le mail et qu’il doit absolument le lire, tu peux opter pour un « Je vous remercie pour le temps accordé à mon message ». Cela va lui faire comprendre qu’il faut qu’il accorde du temps à ton message.
Si tu attends une réponse de ton interlocuteur, tu peux conclure en proposant une date de rendez-vous ou en restant disponible pour répondre à ses questions, par exemple : « Dans l’attente de votre réponse, je reste disponible pour répondre à vos questions » ou même « pour toute précision ». Dans tous les cas, évite d’être trop directif et maintiens un ton formel pour la formulation de ta conclusion. Il ne faut pas donner d’ordre à ton interlocuteur de type. « J’attends une réponse de votre part ». Tout est dans la suggestion.
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Pourquoi la signature du mail est-elle importante ?
Lorsque tu envoies un mail professionnel, il est important de considérer ta signature électronique comme une carte de visite moderne. Elle ne sert pas seulement à fournir tes coordonnées, mais doit également être utilisée pour promouvoir l’image de ta marque, partager du contenu marketing pertinent et assurer la conformité juridique de ton entreprise. En ajoutant une signature professionnelle à la fin de tes messages, tu montres à tes destinataires ton professionnalisme et leur fournis les informations nécessaires pour te contacter facilement. Cela peut te permettre de te démarquer de la concurrence et de laisser une bonne impression auprès de tes contacts professionnels.
Les erreurs à éviter dans une signature de mail professionnelle
Lors de la création d’une signature de mail professionnel, il est important de veiller à éviter certaines erreurs qui arrivent fréquemment. Tout d’abord, il faut éviter d’utiliser une police de caractères trop petite, illisible ou peu professionnelle. Exit le Comic Sans MS. Il est également important de ne pas surcharger la signature en y ajoutant trop d’informations inutiles, des images ou des emojis qui peuvent la rendre complexe à lire. Certains mettent des GIFs, mais cela alourdit le mail et n’est pas toujours agréable à l’oeil !
Dans ton mail professionnel, il est important de s’assurer que la signature contient des informations pertinentes telles que le nom, l’entreprise, ton poste, tes coordonnées et des liens pertinents si tu en as (site internet…). Enfin, il faut veiller à la mise en page, notamment en utilisant une structure claire et équilibrée, en évitant les alignements incohérents et en respectant les couleurs de l’entreprise.
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Ce qu’une signature de mail professionnel doit inclure
Si tu souhaites créer une signature d’e-mail professionnel efficace, il y a certains éléments que tu ne dois pas négliger. Tout d’abord, assure-toi d’inclure ton prénom et nom complet, ainsi que ton titre professionnel – le nom de ton poste -, pour que tes correspondants sachent à qui ils vont s’adresser. N’oublie pas non plus de mentionner le nom de ton entreprise et d’ajouter une photo de toi et/ou le logo de ton entreprise si possible. Cependant, ces éléments ne sont pas obligatoires
Tu dois également fournir un numéro de téléphone professionnel ainsi que ton adresse e-mail pour faciliter la prise de contact. Enfin, n’oublie pas d’inclure un lien vers le site web de ton entreprise pour susciter de l’intérêt auprès des destinataires et ramener des internautes vers ton site. En suivant ces étapes, tu pourras créer une signature d’e-mail professionnelle optimale qui laissera une bonne impression à tes interlocuteurs.
Les meilleures signatures pour un mail professionnel
Lorsqu’il s’agit de mails professionnels, la signature est tout aussi importante que la formule de politesse en fin de message. Elle permet de donner des informations clés sur sa personne et son entreprise. Pour une bonne signature de mail professionnel, n’oublie pas d’inclure les éléments essentiels vus plus haut. Il est recommandé de garder une présentation sobre et professionnelle, en évitant les images ou animations trop distrayantes. Garde en tête que la signature de ton mail est une représentation de ton entreprise et de toi-même, alors assure-toi qu’elle soit adaptée à ton audience.
Dans certains cas, assez rare, tu peux te passer de la signature de mail professionnel. En effet, tu peux opter pour ton simple prénom. En général, cette règle s’applique pour les échanges internes à l’entreprise. Les relations étaient moins convenues, tu peux te permettre d’éviter cette étape.
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Comment créer une signature de mail professionnel ?
Pour créer une signature de mail professionnel efficace, tu peux suivre ces éléments clés. Assure-toi que tes coordonnées soient à jour et correctes pour que les gens sachent qui tu es et comment te contacter. Veille également à ce que ta signature de mail soit cohérente avec le logo et l’image de ton entreprise et n’hésite pas à inclure une bannière pour promouvoir tes campagnes, événements et offres. Utilise une clause de non-responsabilité pour respecter les lois en vigueur et permettre aux clients de te laisser facilement un feedback grâce à des boutons de commentaires en un clic. Pour renforcer ta crédibilité, ajoute des logos de certifications et de récompenses et lie tes comptes sur les réseaux sociaux. Enfin, veille à ce que la visualisation de tous ces éléments ensemble soit agréable.
Comment présenter ses coordonnées ?
Pour présenter ses coordonnées de manière efficace, il est important de ne pas surcharger son profil avec des informations non essentielles. Il est préférable de n’ajouter que les liens vers les contenus susceptibles d’intéresser les prospects. De même, il est recommandé de ne pas ajouter d’informations que tu ne souhaites pas que les autres utilisent, de ne pas promettre ce que tu ne peux pas réaliser ou encore de ne pas ajouter des informations de contact dont tu n’as pas la maîtrise.
Ajouter une photo et/ou un logo à sa signature de mail
Si tu souhaites ajouter une photo ou un logo à ta signature mail, cela peut grandement contribuer à renforcer ton professionnalisme et ta crédibilité. Les photos personnelles sont très populaires sur les réseaux sociaux, il est donc utile de donner également un visage à tes communications écrites. Tu peux choisir d’inclure une photo dans ta signature mail interne, externe ou les deux. N’oublie pas que ta signature d’e-mail est souvent la dernière chose que ton destinataire verra en lisant ton message, c’est donc un élément important pour l’impression finale qu’il aura de toi. Il faut préférer une photo de type LinkedIn, plutôt qu’un visuel de type Instagram.
Cependant, il est important de noter que la création d’une signature au design élaborée et engageante peut s’avérer plus difficile que prévu. Les images sont souvent mal utilisées et il est regrettable de négliger cet aspect de ta communication externe. Insérer un logo à une signature n’est pas aussi simple qu’un simple glissé-déposé et, même en utilisant un outil d’édition de signatures d’e-mail, il est souvent nécessaire d’installer le code manuellement dans le fichier HTML de la messagerie.
Si tu utilises le générateur HubSpot, tu pourras facilement installer ta signature d’e-mail dans ton e-mail en un seul clic, quel que soit le gestionnaire de messagerie que tu utilises.
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Inclure un lien de prise de rendez-vous à sa signature
Si tu souhaites simplifier la prise de rendez-vous avec tes clients et partenaires, pense à ajouter un lien de prise de rendez-vous à ta signature mail professionnelle. En ajoutant un lien de calendrier personnalisé, tes destinataires peuvent facilement choisir une date et une heure qui conviennent le mieux à leur emploi du temps. Cela t’évitera de longues conversations par e-mail et te permettra de mieux gérer ton temps. Grâce à ce lien, tu peux également partager tes horaires de travail pour que tes contacts professionnels puissent les voir.
Les meilleures signatures dans un mail professionnel : exemples
Exemple n°1
Exemple n°2
