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Organiser un Startup Weekend pour les nuls

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Octobre 2017. Deuxième entretien pour intégrer « Optimize » l’association d’entrepreneuriat de l’école. J’ai en face de moi le Président, la Vice-Présidente et Théodora, la « respo » Startup Weekend : les questions sur ma personnalité, mes motivations, mes convictions s’enchainent et je tente d’y répondre aussi adroitement que possible. Alors que je postule au pôle démarchage, Théodora me propose plutôt de travailler à ses côtés au pôle Startup Weekend. J’accepte sans réfléchir.

A ce moment-là, je n’avais pas la moindre idée de ce que pouvait bien être un Startup Weekend.

 

Alors de quoi parle-t-on ?

Un Startup Weekend ce sont 54 heures pendant lesquelles des équipes de 3 à 5 personnes doivent travailler à la création d’une entreprise, aidées par des coachs (entrepreneurs, experts-comptables, avocats, ingénieurs…) qui leur apportent expertise et conseils afin de préparer au mieux leur projet. Cet événement, ouvert à tous, est ponctué par des conférences et se termine par la délibération du jury, qui distinguera les trois équipes ayant présenté les projets les plus aboutis. Celles-ci seront récompensées par des lots qui peuvent aller d’une application mobile à une incubation en passant par des accès à des espaces de coworking ou des formations professionnelles… Mais attention, les projets doivent être en accord avec le thème du Startup Weekend ! Le nôtre était « Ambition pour demain » : comprenez l’économie positive.

Vous pouvez retrouver l’interview des gagnants du Startup Weekend ici.

 

Première étape : définir le projet et établir un plan de bataille

Quelle est la première étape de la rédaction d’une dissertation ? Définir les termes du sujet et faire un plan ; il en va de même pour organiser un Startup Weekend. Vous devez en premier lieu choisir un thème fédérateur et propice à la création d’entreprise, donc aussi passionné que vous soyez de char à voile, je vous déconseille fortement d’en faire votre thème.

Une fois cette étape primordiale passée, vous devez construire un plan de bataille, une timeline des étapes importantes du projet, car quand on organise un événement nécessitant plusieurs mois de préparation comme le « SW », on peut parfois ne pas se rendre compte de la charge de travail qu’il y a à fournir. Pour cette étape, je vous conseille de vous faire aider par des organisateurs de SW chevronnés, des passionnés d’entrepreneuriat qui seront ravis de pouvoir vous aiguiller et qui vous seront d’une grande aide, surtout si c’est votre première fois. Alors ne soyez pas timide !

Cette étape est également propice à la répartition des rôles au sein de l’équipe, qui doit être constituée idéalement de quatre à six personnes. Vous devez ainsi vous entendre pour définir qui s’occupera du démarchage financier, du démarchage de lots, de coachs et de jurés, de la logistique et de la communication. Evidemment, cette segmentation doit être indicative, tous les membres de l’équipe seront amenés à toucher à tout, alors restez souples.

 

« L’argent est le nerf de la guerre mais aussi du Startup Weekend » nous disait le philosophe Thucydide au Ve siècle avant notre ère

En effet, vous n’irez pas très loin sans argent pour financer la nourriture (sept repas à fournir pour plusieurs dizaines de personnes ça coûte cher), les goodies, la location des locaux si nécessaire, toutes les dépenses auxquelles on ne pense jamais (les stylos, le papier, les post-it, la sécurité…) et évidemment les frais de Techstars, propriétaire de la marque Startup Weekend (et propriété de Google).

Mais alors vers qui vous tourner ? En premier lieu vers des entreprises et associations sensibles aux problématiques entrepreneuriales ou à celles soulevées par votre thème et ayant donc un intérêt à vous subventionner (ERDF si votre thème est l’énergie par exemple). Vous pouvez également solliciter des administrations publiques désireuses de créer de l’activité et du dynamisme dans l’écosystème local ; ce fut Toulouse Métropole dans notre cas, qui nous a fourni presque la moitié de nos dotations. Mais attention, avec les administrations les procédures sont souvent longues et les dossiers complexes, veillez à vous y prendre plusieurs mois à l’avance.

Et vous, qu’avez-vous à leur offrir en échange ? Soyons honnêtes, pas grand-chose. C’est donc tout l’intérêt de solliciter des acteurs ayant un pied, voire deux, dans l’entrepreneuriat ou dans votre thème : incubateurs, espaces de coworking, cabinets d’expert-comptables, et d’avocats seront ravis d’attirer et de fidéliser des entrepreneurs en herbe susceptibles de devenir des futurs clients. ERDF, pour reprendre mon exemple, a tout intérêt à parrainer la start-up qui révolutionnera le marché de l’énergie ; et si elle donne 5000€ mais que le projet n’aboutit pas, elle n’aura jamais perdu que 0,0000000000000006% de son chiffre d’affaires (oui j’ai fait le calcul). Par ailleurs, outre la présence de leur logo sur vos supports de communication, vous pouvez également offrir la possibilité de donner une conférence pendant le week-end (et donc de faire leur promotion) ou encore une place comme coach ou jury.

Cependant, n’oubliez pas qu’une bonne partie de vos frais seront financés par la vente des billets, dont vous devrez définir le prix.

Notez enfin que cette étape est la plus difficile et celle qui demande le plus de patience car pour une personne qui acceptera de vous financer, dix ne vous répondront même pas.

 

Des lots, des coachs et des jurés tu devras trouver

Si trouver des liquidités peut parfois (voire souvent) être un véritable parcours du combattant, soyez rassurés, il n’en va pas de même pour les lots, les coachs et les jurés. En effet, beaucoup de cabinets, entreprises et autres start-up (notamment ceux à qui vous vous adresserez pour votre démarchage financier : toujours les fameux passionnés d’entrepreneuriat et/ou de votre thème) seront facilement enclins à vous fournir des lots et des experts dans leur domaine car cela ne leur coûte pas beaucoup si ce n’est quelques heures pendant le week-end et elles seront heureuses de soutenir une initiative entrepreneuriale, d’autant plus si elle provient d’étudiants. Et soit dit en passant, ceux qui vous refuseront un sponsoring financier vous proposeront parfois d’eux-mêmes d’offrir un lot ou leur expertise de coach ou juré.

 

Un Startup Weekend sans startupers n’est pas un Startup Weekend

Il va donc falloir faire connaître votre événement et donner envie aux gens de participer, ce qui nous amène à l’étape capitalo-capitale de la communication. Evidemment, la première des communications à faire est sur les réseaux sociaux : créer votre événement Facebook, le relayer sur le groupe des étudiants de l’école, publier régulièrement du contenu et dire à vos amis de faire les p**** à like, tout ça vous connaissez.

Pour communiquer efficacement, gardez bien en tête que ceux que vous devez convaincre de participer ce ne sont pas ceux qui ont une idée de création d’entreprise, mais ceux qui n’en ont pas ! Pour ce faire, insistez sur le fait qu’un Startup Weekend est ouvert à tous et que l’on apprend énormément à travailler à la création d’une entreprise (c’est donc une ligne en plus sur un CV qui fera un bon sujet de conversation en entretien). En outre, d’aucuns seront peut-être refroidis par le prix de l’inscription (que vous devez définir vous-même), rappelez-leur que celui-ci comprend tous les repas du vendredi soir au dimanche soir, des conférences et cette expérience entrepreneuriale unique et valorisante.

A ceci doivent s’ajouter la communication dans la presse locale et spécialisée (n’étant pas rédacteur à l’époque, j’avais sollicité Business Cool pour un article, et le « réseautage » dans les circuits entrepreneuriaux locaux. Pour cela, servez-vous de vos partenaires : allez à leurs événements (conférences, meet-up…) et parlez de votre projet.

 

Enfin, la logistique

Cette étape est également primordiale car elle permet de s’assurer que tout se déroulera bien et de prévenir tous les couacs qui pourraient entacher le bon déroulé de votre événement. Il s’agit donc d’acheter la nourriture pour tout le week-end, s’assurer que les participants aient accès au wifi, que vous disposez d’assez de salles pour répartir les équipes, d’un espace pour les conférences et d’un espace pour les repas, s’assurer que les normes de sécurité soient respectées selon le lieu de l’événement, s’assurer que les goodies soient livrés à temps, s’assurer que les participants aient du matériel pour travailler (paperboard, stylos, feuilles, post-it, rétroprojecteur…) et j’en passe.

Pour cette dernière étape, demandez conseils aux organisateurs de SW expérimentés, ils sauront vous indiquer les pièges à éviter. Vous pouvez également demander au facilitateur, qui est la personne envoyée par Techstars pour animer le week-end et qui joue un rôle central dans la réussite de votre SW.

Sachez, pour finir, que monter un événement, qui plus est sur un week-end entier, requiert de la part des organisateurs énormément d’investissement, car c’est un travail de plusieurs mois qui vous prendra une bonne partie de vos journées, et de patience face aux multiples obstacles auxquels vous allez faire face, notamment dans votre démarchage financier.

Vous avez à présent toutes les cartes en main pour organiser le meilleur Startup Weekend possible, il ne me reste donc plus qu’à vous souhaiter bonne chance. May the Force be with you.

 

Retrouvez ici l’interview des gagnants du Startup Weekend TBS 2018