La saison des forums  commence à peine, et nous avons souhaité insister sur l’importance de ces événements bien trop souvent négligés par les étudiants. Pour cela, nous avons également trouvé judicieux de vous faire découvrir les coulisses des Carrefours HEC, l’espace d’un interview avec Etienne Windels, président des Carrefours HEC 2018.
Tout d’abord, cet événement a lieu cette année les 23 et 24 janvier 2019, 160 entreprises prennent place lors de ces Carrefours et plus de 2000 étudiants sont présents, afin de rencontrer, échanger et se faire recruter par les entreprises présentes. C’est l’une des plus grandes manifestations organisées sur le campus d’HEC Paris, et son succès repose sur une dizaine d’étudiants.

1/ Étienne, quel est l’intérêt de ces Carrefours HEC ?

Les Carrefours ont des intérêts très différents mais très complémentaires pour les étudiants et les entreprises.
Pour les étudiants, le premier est assez évident : la recherche de stage (ou CDI pour les plus vieux), notamment de césure. Le fait d’avoir plus d’une centaine d’entreprises présentes sur le campus pendant deux jours permet de rencontrer de nombreux recruteurs, déposer ses CV, récolter des cartes de visites, efforts qui sont généralement récompensés par une offre de stage dans une des entreprises présentes dans les mois qui suivent si les entretiens subséquents se sont bien passés. Le deuxième intérêt est peut-être celui que les membres de l’association organisatrice portent le plus à cœur : permettre aux étudiants d’HEC de découvrir de nouvelles opportunités dans des secteurs et des structures auxquels ils n’auraient pas initialement pensé. C’est notre distinction principale avec les divers forums de recrutement spécialisés organisés par l’administration (Conseil, Finance, Droit, etc.), nous faisons venir des entreprises avec des profils aussi différents que possible. Sont présentes aussi bien des start-ups d’une dizaine d’employés que des organismes gouvernementaux comme BPI France ou le Ministère des affaires étrangères, en passant par des géants du luxe comme LVMH et des cabinets de conseils tels que BCG ou McKinsey. Le fait de concentrer toutes ces opportunités en un seul lieu permet aux étudiants d’échanger avec des experts de secteurs jusqu’alors inconnus et peut-être découvrir une passion insoupçonnée pour une nouvelle industrie. Même si les stages en M&A/conseil ont encore de beaux jours, on observe une demande croissante parmi les étudiants pour des entreprises plus variées, demande que l’équipe des Carrefours HEC met un point d’honneur à satisfaire chaque année.
Pour les entreprises, l’intérêt est encore une fois double. Comme pour les étudiants, le premier intérêt relève d’une logique de recrutement : les Carrefours sont depuis plusieurs décennies un événement incontournable pour les entreprises souhaitant recruter des HEC, le contact direct avec les étudiants facilitant le processus de recrutement assez significativement. Le deuxième intérêt suit une logique plutôt marketing : nombre d’entreprises ne viennent pas aux Carrefours seulement pour s’assurer de recruter des stagiaires pour l’année en cours, mais aussi pour faire de la communication auprès des étudiants et ainsi rentrer dans la sorte d’écosystème d’entreprises connues par les élèves d’HEC, améliorant alors significativement leurs chances d’avoir des candidatures de ces élèves dans les années suivantes. On remarque d’ailleurs chaque année que les entreprises ramènent des stands avec une très forte identité visuelle afin de marquer les esprits. C’est donc également un véritable investissement de communication sur le long terme, et pas seulement un événement de recrutement.

2) Comment se passe l’organisation ?

L’organisation est très longue et très fastidieuse. Une des particularités de l’association des Carrefours HEC est son effectif réduit : seulement 11 étudiants pour 2018 (12 pour 2019) s’occupent d’organiser un événement nécessitant plusieurs mois de préparation (du mois de mars de l’année de prise de mandat au janvier de l’année suivante), un budget à 6 chiffres est en jeu, cela représente un investissement irréversible, puisque des Carrefours ratés seraient désastreux tant pour les élèves d’HEC que pour l’image de l’école elle-même. Cet effectif réduit a pour conséquence une séparation très nette des rôles de chacun. En effet, chaque membre des Carrefours HEC possède un “pôle” englobant de nombreuses responsabilités qui lui sont propres, ces pôles étant : le bureau classique (Présidence, Vice présidence, Trésorerie, Secrétariat Général), Démarchage, Logistique, Communication, Campus et Start Up. Notons que certains de ces pôles contiennent deux personnes se concentrant sur deux aspects différents. La logistique par exemple se décompose entre la logistique des stands/meubles et la logistique du déjeuner (qui correspond à un repas traiteur de très bonne gamme dans une infrastructure montée pour l’événement, marque de fabrique des Carrefours).
Pour dresser un calendrier un peu plus complet de l’organisation, il y a un premier gros effort de prospection commençant dès l’été précédant l’événement et qui dure jusqu’à novembre, date de clôture des inscriptions. Ce démarchage consiste d’une part à la relance des entreprises habituées des Carrefours, ce qui implique souvent des négociations pour justifier l’intérêt des Carrefours plutôt qu’un forum spécialisé à un autre moment dans l’année, ou plutôt qu’un recrutement lors d’un événement propre à l’entreprise sur le campus. D’autre part, le démarchage comprend la prospection de nouvelles entreprises afin de diversifier le panel proposé aux étudiants, tâche souvent très ardue pour les entreprises n’ayant pas l’habitude de venir à HEC.
Vers septembre commencent les tâches propres à la logistique : prévision et définition du besoin pour l’événement, appels d’offres, comparaison des prestataires, puis collaboration étroite avec eux pour s’assurer un déroulement sans accroc. Parallèlement, les autres postes travaillent sur des missions qui évoluent au fur et à mesure que l’année avance. Par exemple, le pôle communication s’occupe de choisir un prestataire pour la brochure recensant les entreprises présentes et leurs offres (brochure de plusieurs centaines de pages, éditée en plusieurs milliers d’exemplaires), de définir l’identité visuelle des Carrefours de l’année à venir, tandis que le pôle Campus s’occupe du recrutement de l’association au sein d’HEC, puis collabore avec le pôle communication pour préparer les élèves à l’événement. Le pôle Start Up s’occupe quant à lui d’organiser une sorte d’événement miniature au sein des Carrefours se concentrant sur les start ups, le Start Up Corner. Ceci implique prospection de celles-ci, organisation du déjeuner, communication, etc.
Enfin, le bureau s’occupe de chapeauter l’organisation en gérant plusieurs aspects : la trésorerie s’occupe de gérer les dépenses (qui dépasse les 500 000€, lesquelles sont financées par l’inscription des entreprises) et de s’assurer des paiements par les entreprises. Le secrétariat général a un rôle plutôt managérial : il s’assure du bon déroulé des missions avec tous les pôles, organise les réunions hebdomadaires et se charge plus généralement d’avoir une vision globale de l’avancée du projet afin d’aider à la prise de décision. La présidence enfin participe à la prospection, co-manage l’équipe avec le Secrétariat général et s’occupe de développer l’association. Cette dernière tâche est celle qui je pense est la plus importante : il s’agit d’offrir de nouveaux services aux entreprises en renouvelant l’offre pour mieux répondre à la demande qui ne cesse d’évoluer mais aussi de mieux répondre aux besoins des étudiants ; il s’agit également d’améliorer les processus internes pour faciliter l’organisation pour les générations à venir.
Par exemple, j’ai pris l’initiative de numériser l’ensemble des processus liés aux contrats, lesquels étant précédemment imprimés et envoyés manuellement par la poste en plusieurs exemplaires, puis récupérés et archivés. Les deux cents contrats (grandes entreprises et start ups) sont désormais édités et gérer sur une plateforme en ligne acceptant les signatures numériques, ce qui a permis de réduire significativement le temps passé au suivi des contrats par les membres de l’association et l’intervalle de temps entre l’émission et la réception du contrat signé par l’entreprise. J’ai également développé un corner Affaires Publiques où les étudiants ont pu rencontrer des organismes publiques, ainsi qu’un module d’entretiens en direct sur le campus pour les entreprises désirant passer plus de temps avec des profils qui les intéressent particulièrement (ce qui est assez compliqué sur un stand de 20m2 au milieu d’une foule de plusieurs milliers de personnes).

3) Quels sont les difficultés notoires de l’organisation

– le temps qu’elle représente au quotidien, puisque les organisateurs sont avant tout des étudiants, avec des emplois du temps normaux et une vie associative en parallèle.
– le nombre d’imprévus et la préparation assez limitée à la prise en main de l’association, la passation est avant tout administrative, et chaque génération doit en grande partie se débrouiller pour organiser ses Carrefours, ce qui a l’avantage de promouvoir la prise d’initiative et les innovations, mais qui est à certains moments critiques très stressant. Notre génération a dû par exemple faire face au départ d’une secrétaire travaillant pour les Carrefours depuis 20 ans. Celle ci s’occupait notamment de la prospection, de la gestion des contrats, et de l’exécution de tâches annexes mais nécessaires au bon déroulement de l’événement, emportant au passage avec elle 20 ans d’expérience et de connaissances des Carrefours et de son organisation.
Cela dit, l’organisation d’un tel événement offre une responsabilité incomparable avec toute autre expérience de gestion de projet disponible sur un campus d’école de commerce, les enjeux étant énormes et l’exécution de l’événement parfois dantesque. Tous les membres de l’association ont énormément mûri durant l’année menant aux Carrefours HEC 2018, l’organisation desquels a créé des liens d’amitié et de confiance très forts au sein de l’association.

4) Comment se passent les interactions entre étudiants et entreprises ?

Les échanges entre les étudiants et les entreprises ont la particularité d’être beaucoup plus spontanés que dans un véritable entretien. Ils sont forcément beaucoup plus courts, mais aussi beaucoup plus ouverts : le but de l’événement est aussi de découvrir les entreprises et les rôles qu’elles proposent aux étudiants d’HEC. Evidemment, il est fortement conseillé d’avoir un beau CV à jour et savoir se pitcher en quelques minutes si l’on vise des entreprises en particulier, mais il n’est pas nécessaire d’être prêt à passer un entretien pour pouvoir tirer quelque chose de l’événement. Ceci est notamment vrai pour les entreprises faisant leurs débuts auprès d’HEC, et qui cherchent donc à présenter leur activité aux élèves.
L’importance de ce genre d’événement est le premier contact avec une entreprise, et nous en parlerons dans d’autres articles à venir, pour finir on souhaite bon courage au nouveau président Mathieu SCHIMIZZI, et si tu souhaites participer aux Carrefours d’HEC PARIS, mais que tu n’es pas encore admis en école, on te donne quelques conseils pour intégrer HEC 😉.
Ne manquez surtout pas les rentrées les plus folles de ce début d’année en école, avec des WEI très très quali !

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