Pour commencer, peux-tu te présenter en quelques lignes ? Quel a été ton parcours au sein de l’asso ? 

Oui, bien sûr. Je m’appelle Eléonore Kervarrec, je suis Vice-Présidente et responsable du pôle Partenariats de la Fédération des Associations de Toulouse Business School. Lorsque j’étais en L3, j’ai d’abord été recrutée pour intégrer le pôle en tant que chargée de partenariats puis à la fin de l’année, je me suis présentée pour devenir Vice-Présidente et responsable de mon pôle et j’ai été élue par les gens de mon asso.

 

En simple, quel est le rôle de cette fédé, dont le format et l’importance est quasiment unique à certaines écoles (TBS, BSB, emlyon,…) ?

La Fédé est l’association qui s’occupe de superviser et de coordonner les actions des 28 autres assos de l’école. On peut résumer notre rôle en 5 missions globales : développer la vie associative en accompagnant les assos financièrement et logistiquement, satisfaire chacun de nos 14 partenaires pour qu’ils continuent à nous soutenir, proposer des offres exclusives aux élèves de notre campus grâce à nos partenaires, faire le lien entre l’administration et les assos pour que tout se passe au mieux et organiser des événements gratuits qui rassemblent l’ensemble des élèves de TBS. Nous avons la chance de faire partie d’une asso qui n’existe dans aucune autre école.

 

BDE, Fédération,… même combat ?

Je sais que les écoles d’ingé ont souvent des BDE qui ont quelques missions communes avec la Fédé, mais notre asso est différente car elle va plus loin en terme d’accompagnement des associations : nous les accompagnons, nous récoltons des fonds auprès de nos partenaires pour pouvoir subventionner leurs projets, nous les aidons à se développer en supervisant leurs démarches (administratives, financières, RSE…) et nous faisons le lien entre chacune d’entre elles. A TBS, le BDE et la Fédé ont des missions bien distinctes, nous ne nous marchons jamais dessus mais nous sommes très souvent amenés à travailler ensemble !

 

Vous démarchez notamment des entreprises pour des subventions pour ensuite les répartir aux assos selon leurs besoins. Déjà, comment démarchez-vous les entreprises ? Que pouvez-vous promettre aux entreprises étant donné, logiquement, qu’elles ne savent pas à quelle asso va aller leur argent ?

Nous avons la chance d’avoir des partenaires de très longue date, auxquels nous tenons beaucoup et qui nous accompagnent depuis nos débuts. Mais nous avons également de nouveaux partenaires chaque année, qui sont démarchés par notre pôle Développement ou qui viennent directement vers nous ! Notre argument choc ? Le nombre d’étudiants sur le campus (donc de clients potentiels pour les entreprises) et l’assurance d’avoir des retombées très rapidement. Nos partenaires sont ensuite informés de l’utilisation des fonds reversés aux assos grâce à une newsletter que nous leur envoyons tous les mois.

 

Comment se passe une répartition de fonds ? Vous vous asseyez tous autour d’une table et vous vous promettez des pintes au bar ?

On y a pensé mais on s’est dit que ça serait un peu compliqué ! Non en fait chaque association présente son Business Plan au cours de l’été à notre pôle Audit, à notre pôle Trésorerie et à notre bureau. Ils vont ensuite être finement étudiés et réajustés si nécessaire. C’est à ce moment que l’on va décider combien d’argent la Fédé peut accorder à chaque association, pour chacun de ses projets. Une fois cette étape finie, un Conseil d’Administration a lieu tous les mois où chaque président d’association va voter pour accorder ou non les subventions aux assos qui en ont besoin. Si la subvention est accordée, l’asso repart avec un chèque pour l’aider à réaliser son projet. Tout le processus est évidemment contrôlé par un commissaire aux comptes et par notre trésorière.

 

Tu nous donnerais quelques chiffres sur le budget alloué ?

Nous avons 300.000€ de flux annuels et nous redistribuons 100.000€ aux 28 autres associations de l’école sous forme de subventions.

 

C’est donc une asso avec visiblement beaucoup de pouvoirs. Est-ce que ça ne crée pas des tensions entre vous et certains étudiants déçus, ou des risques de collusion ?

Comme nous prenons parfois des décisions pour l’ensemble des associations, il peut arriver qu’il y ait quelques déçus. Lorsque cela arrive, nous expliquons toujours nos décisions et essayons de discuter avec les personnes concernées pour nous assurer qu’elles comprennent notre choix. Mais de façon générale, il y a une très bonne ambiance entre les assos !

 

Outre cette allocation annuelle, quels sont vos projets pour l’année ?

Maintenant que la période de recrutement est terminée, l’un de nos gros projets est de gérer les campagnes associatives de l’école et de s’assurer que tout se passe bien. C’est la mission de l’un de nos 7 pôles, le pôle Campagnes : deux de nos membres travaillent à plein temps pour s’en occuper. Ensuite, nous allons bientôt commencer à organiser le marché de Noël des Associations, qui invite chaque asso de l’école à faire une petite activité pour Noël sur le campus, et qui est ensuite suivi d’une soirée organisée avec le BDE.

De façon plus générale, chaque responsable de pôle est aussi très pris par la formation de ses nouvelles recrues, qui doivent être vite préparés pour le nouveau mandat qui arrive.

 

Et quel rôle joues-tu exactement au sein de l’association ?

Comme je suis à la fois au bureau et respo de pôle, mes missions sont divisées en deux parties.

En tant que Vice-présidente, je travaille en permanence avec le bureau pour prendre des décisions soit pour la Fédé, soit pour les autres associations de l’école et superviser les actions des assos. Par exemple, nous avons organisé un événement d’intégration à Sesquières, une base nautique près de Toulouse. Pendant cette journée, chaque association a organisé une petite activité pour intégrer les nouveaux élèves et se faire connaître auprès d’eux. Nous avions tout préparé au préalable avec Margot, notre présidente, et avec Alice, notre trésorière, pour que tout soit prêt le jour J et que chaque asso puisse faire son activité. C’est ultra-formateur parce que nous faisons des missions très variées et responsabilisantes, donc on apprend beaucoup!

 

Et en tant que responsable du pôle Partenariats, je suis chargée de m’assurer que chacun de nos partenariats arrive à satisfaire les étudiants, qui profitent des offres que nous négocions pour eux, nos partenaires, qui nous rémunèrent pour faire de la communication et les assos, que nous pouvons aider financièrement grâce aux aides de nos partenaires.

 

Et pour y rentrer, ça marche comment ?

Cette année, nous avons eu plus de 110 candidatures pour 22 places dans l’asso. Pour pouvoir sélectionner nos futures recrues, nous avons divisé les recrutements en 2 phases : un premier tour avec un entretien assez général sur le parcours et les motivations de la personne puis un second tour, avec des mises en situation propres au pôle auquel la personne avait postulé. Finalement, nous avons recruté 22 nouvelles recrues, dont nous sommes très fiers ! D’ailleurs, on va bientôt fêter ça lors de notre WEF (Week-End d’intégration de la Fédé).

 

Un mot de la fin ?

Je vous FD bisous !

 

Tu veux en savoir plus sur TBS ? On te propose de découvrir la rentrée, heure par heure, de Sophie dans sa nouvelle école ainsi que les Ateliers Think & Create, qui met à l’honneur les soft skills !

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